Bloqueo de archivos, permisos de carpetas, instantáneas y el registro de auditoría

Drive está pensado para un equipo que trabaja en las mismas carpetas. Estas herramientas evitan que se sobrescriba el trabajo, mantienen privadas las carpetas privadas y te permiten volver atrás en el tiempo.

Bloqueo de archivos

Cuando alguien abre un archivo para escritura en la app Pellio Drive, Pellio lo bloquea y el archivo muestra Open by con su nombre y su ordenador, por ejemplo Open by Tom on Edit Bay. Los demás pueden abrirlo, pero no guardar encima, cambiarle el nombre, moverlo, enviarlo a la papelera ni restaurar una de sus versiones hasta que Tom lo cierre y sus cambios se hayan subido. Si el ordenador de Tom se queda sin conexión, el bloqueo caduca a los 2 minutos más o menos.

Si alguien dejó un archivo abierto y lo necesitas, un administrador puede abrir su menú ⋯ y hacer clic en Unlock. Si esa persona guarda después, su versión se conserva como una copia aparte (conflict, computer) en lugar de sobrescribir el trabajo de nadie.

Permisos de carpetas

1. Como administrador, abre el menú ⋯ de una carpeta y haz clic en Access….
2. Activa Only the people I choose.
3. Asigna a cada persona No access, Can view o Can edit y haz clic en Save. Los administradores y propietarios siempre tienen acceso.

Quien no tiene acceso no ve la carpeta en absoluto: ni en el navegador, ni en su ordenador, ni en las búsquedas. Las carpetas que alguien solo puede ver muestran View only y son de solo lectura en su ordenador. Las carpetas restringidas muestran Restricted. Para crear enlaces hace falta permiso de edición.

Instantáneas

Una instantánea es el filespace entero tal como estaba en un momento dado, y no ocupa almacenamiento adicional. En la pestaña Snapshots de un filespace, haz clic en Take snapshot y ponle nombre si marca algo importante. Los administradores configuran Automatic snapshots como Daily, kept 30 days (la opción predeterminada), Hourly, kept 2 days u Off; las automáticas solo se hacen cuando algo ha cambiado. Las instantáneas que haces tú se conservan hasta que un administrador las elimina.

Haz clic en Open para explorar una instantánea. Descarga cualquier archivo tal como estaba entonces, o haz clic en Restore en un archivo o una carpeta para recuperarlo como una copia junto a donde estaba, con el nombre de la instantánea. No se sobrescribe nada actual, y las carpetas restauradas conservan sus ajustes de acceso.

Registro de auditoría

Los propietarios y administradores ven la actividad de Drive en Settings → Audit log, en Drive: archivos añadidos, guardados y abiertos, cambios de nombre, movimientos, envíos a la papelera y restauraciones, versiones restauradas, bloqueos forzados, enlaces, instantáneas, miembros, facturación y ordenadores conectados y desconectados. Cada entrada nombra el archivo por su ruta en ese momento, y las acciones hechas desde un ordenador indican cuál, por ejemplo (Pellio Drive on Edit Bay).